La journée du 20 avril 2017 a rassemblé 250 personnes à l’ESAP de Borny
1D rue du Béarn, le 20 avril 2017. Le club ESAP avait décoré la pelouse devant le local et les premières familles sont arrivées dès 10 h. Quatre équipes de bénévoles se sont relayées pour accueillir les groupes, distribuer les flyers imprimés sur place et orienter vers les différentes animations.
La matinée a commencé par une session de football pour les 8-12 ans, puis une chasse aux œufs segmentée par tranches d’âge. L’après-midi, un atelier bricolage et une table d’information ont pris le relais. L’ESAP avait misé sur la convivialité, avec tables, boissons chaudes à 1,50 € et gâteaux maison. Plusieurs associations du secteur étaient présentes, et ça change concrètement la journée : la coordination entre acteurs de Borny reste ce qui fait ou défait un événement comme celui-ci.
Ce qui marque dans une journée comme celle-là, c’est moins le programme que ce qu’il provoque autour. Des familles qui se croisent rarement finissent par discuter au bord de la pelouse. Des gamins qui ne s’adressent pas la parole en temps normal jouent dans la même équipe pendant deux heures. C’est ce maillage fait à la main, sur quelques heures, qui justifie qu’un club comme l’ESAP recommence chaque année. Pour qui veut creuser ce qui se passe ailleurs côté Est, la rubrique Borny du site récapitule les initiatives proches et les contacts utiles si on souhaite entrer en lien avec ces structures.
250 visiteurs, et surtout des familles
La feuille de présence a tourné autour de 250 visiteurs, en grande majorité des familles avec enfants. Le format avait été pensé pour ça : des sessions courtes de 15 à 20 minutes plutôt qu’un atelier unique de deux heures, pour que les flux ne se croisent pas au mauvais moment. Une quinzaine de bénévoles ont tourné sur la journée, deux par espace d’animation pour le foot, le bricolage et la chasse aux œufs.
L’organisation a demandé 6 semaines de préparation et un plan précis
Préparer une journée de cette taille prend du temps. Le comité d’organisation s’est réuni quatre fois sur six semaines, en commençant par lister les besoins logistiques (tables, sono, barrières, signalétique, points d’eau) avec un responsable assigné à chaque ligne.
Le choix de la date s’explique aussi par les contraintes scolaires : en avril 2017, le 20 tombait pendant les vacances de printemps pour une partie des établissements messins, ce qui a aidé sur la participation des enfants. La contrepartie, c’est qu’il fallait pousser la communication plus tôt parce qu’une partie des familles est partie. Une annonce sur les réseaux du quartier et une mention dans le calendrier municipal ont fait le reste. La rubrique Vie à Metz du site liste d’autres événements similaires couverts par Bornybuzz.
Les partenariats ont fait le gros du travail
L’ESAP a travaillé avec une quinzaine de partenaires : associations sportives, micro-crèche, boulanger du coin, et La Passerelle qui abrite Bornybuzz. Lots, matériel, soutien humain, et un boulanger qui a fourni les viennoiseries à prix coûtant : sur ce poste-là, le budget a fondu. Une quarantaine d’inscriptions à des activités régulières ont été collectées sur place, ce qui est l’autre raison de tenir ce genre de journée. La section Metz Nord & Patrotte du site donne des repères sur les lieux où fédérer des acteurs proches.
Trois pistes à creuser pour la prochaine édition
Trois axes ressortent quand on regarde ce qui a coincé.
D’abord la signalétique : entre l’arrêt de bus et le local, des panneaux directionnels supplémentaires éviteraient à plusieurs visiteurs de tourner avant de trouver l’entrée. Ensuite la sécurisation de l’aire de jeu : deux barrières modulables côté terrain de foot et un bénévole dédié à la zone sportive limiteraient les croisements entre les enfants qui jouent et ceux qui circulent. Enfin l’accueil : une table d’inscription dédiée, avec un terminal pour saisir les contacts au fil de l’eau, ferait gagner du temps sur les files d’attente.
Le vrai trou, sur cette édition, c’était le plan B météo. Un barnum a sauvé le matériel de sono d’une averse passagère. C’est la leçon la plus simple à retenir pour les éditions suivantes : un kit bâche et armatures qui dort au local, ça vaut son poids en bordélique évité.
Côté retours, le format a plu
Les retours papier et numériques convergent : globalement, le format a plu. Reviennent plusieurs remarques : plus d’ateliers créatifs pour les 3-7 ans, une gestion des files plus fluide, un peu de signalétique sonore sur les animations principales. Une suggestion à creuser pour la prochaine édition : un stand « découvertes pro » pour mettre les jeunes du quartier en lien avec des employeurs locaux. Sur le terrain, le seul vrai point noir, c’était la gestion des déchets : la poubelle principale a saturé en moins d’une heure.
Reproduire ailleurs : le squelette qui marche
Pour reproduire ailleurs : six semaines de préparation, un bénévole pour quinze visiteurs côté accueil, trois canaux de communication combinés. Le reste se joue à l’instinct du quartier. D’autres retours sur Borny et Metz Nord & Patrotte.
Questions fréquentes
Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes de 250 personnes ?
Une quinzaine de bénévoles couvre une journée de cette taille, avec environ un volontaire pour quinze visiteurs côté accueil et deux par zone d’animation, plus un responsable logistique.
Quel budget faut-il allouer pour la sono et le barnum ?
La fourchette dépend des loueurs locaux et de la durée. À Metz, plusieurs structures du secteur associatif prêtent ou louent du matériel à tarif réduit, ce qui change beaucoup le calcul.
Quels documents administratifs vérifier avant l’événement ?
Trois documents reviennent à chaque fois : la déclaration en préfecture ou à la mairie (délai variable selon la commune), l’assurance responsabilité civile à jour, et l’autorisation d’occupation du domaine public si l’événement déborde sur la voirie.
Votre recommandation sur journée portes ouvertes à l'esap de borny
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